ИП арендует автомобиль

ИП арендует автомобиль

Добавлено в закладки: 0

Любой предприниматель на определенном этапе своей деятельности сталкивается с необходимостью использования имущественных ресурсов. Это может быть помещение под офис, оргтехника, автотранспортное средство. Однако не всегда хозяйствующие субъекты имеют достаточно денег для приобретения необходимого оборудования. В таком случае выходом является аренда. Наиболее частая ситуация – это когда ИП арендует автомобиль для развития собственного бизнеса.

Варианты найма у физлица

В соответствии с Налоговым кодексом РФ, следует разделять несколько вариантов аренды транспортного средства у физического лица. В зависимости от условий заключенного договора можно определить и сторону, несущую ответственность за уплату установленных сборов, а значит, вид и размер налоговых ставок:

• Первый вариант – это договор аренды автомобиля между физическим лицом и организацией, где налоги ложатся на организацию, а физлицо действует без образования ИП. В этом случае организация выступает в качестве налогового агента:
  • берет на себя обязательства по удержанию налоговых вычетов из доходов, причитающихся физическому лицу за аренду ТС;
  • предоставляет отчетность в налоговый орган по месту своей регистрации о суммах, перечисленных за аренду, и произведенных вычетах по форме 2-НДФЛ.
• Второй вариант – договор заключается между организацией и физическим лицом, являющимся предпринимателем. В этом случае арендатору достаточно предоставить свидетельство о регистрации ИП и документы, подтверждающие, что он стоит на учете в налоговой инспекции. В рамках данной сделки все обязанности платить налоги ложатся на индивидуального предпринимателя, который будет это делать в соответствии с выбранной им формой налогообложения.
• Третий вариант – договор аренды между физическими лицами. В этом случае, следуя указаниям 23 главы Налогового кодекса (п.1 ст. 229), физическое лицо-арендодатель обязано предоставить декларацию за истекший год в фискальный орган по месту проживания, в срок до 30 апреля.

Как выгоднее оформить сделку

Важно решить вопрос, как лучше оформить сделку:

• подписать соглашение об аренде;
• выплатить сотруднику возмещение за пользование ТС.

Для организации выгоднее подписать договор аренды. Ведь из суммы прибыли вычитаются издержки за арендную плату. Компания может учесть свои расходы: оплата бензина, горюче-смазочных материалов, услуг по обслуживанию транспорта. Для физического лица предпочтительнее получить возмещение. С суммы компенсации НДФЛ не удерживается.

Переплаты возникнут для физического лица, если арендовать у него транспорт. НДФЛ придется платить в полном объеме. Чтобы снизить расходы, работник может оформить налоговый вычет согласно ст. 221 НК РФ. Гражданин должен получить статус частного предпринимателя, чтобы не попасть по прицел налоговиков. Альтернативный вариант сделки – подписание договора о безвозмездном использовании авто.

Аренда авто с водителем

Если автомобиль арендуется вместе с экипажем, т.е. если владелец авто намерен оказывать свои услуги в качестве водителя и слесаря, следящего за исправным состоянием транспортного средства, тогда ситуация с удержанием страховых взносов иная. Условия передачи авто в аренду с сопутствующими услугами такого рода регламентируются ст. 632–641 Гражданского кодекса.

Рекомендации по заключению договора аренды ТС с экипажем вы также найдете в КонсультантПлюс, получив пробный доступ к системе.

В связи с тем, что владелец автомобиля вместе с передачей имущества в аренду предлагает еще и свои услуги по гражданско-правовому договору, то с этих услуг обязательно следует удержать взносы. Речь идет о той части уплачиваемой физлицу суммы по договору аренды машины с экипажем, которая идет в счет оплаты за его труд.

Целесообразнее будет в договоре аренды транспортных средств услуги по аренде непосредственно автомобиля и «трудовую повинность» его владельца разделить путем обособления этих двух сумм. Такое разделение услуг по аренде авто с экипажем на 2 части не регламентировано гражданским законодательством, но так желательно поступить, чтобы избежать возникновения споров с проверяющими.

Поскольку в таком договоре аренды есть доходы за труд физлица, то проверяющие будут считать сумму взносов со всей суммы договора, если только сумма оплаты за труд водителя авто, который также является его арендодателем, не окажется выделенной отдельно.

Если не разделить в договоре эти 2 суммы, а начисления сделать от суммы меньшего объема, чем арендная плата, предусмотренная договором, то при проверке с высокой долей вероятности будет произведено доначисление страховых взносов.

Для разрешения конфликта с проверяющими придется обращаться в суд. При этом следует учитывать, что подавляющее большинство судебных инстанций соглашается с налогоплательщиками, что доначисление взносов незаконно, а требование проверяющих о разделении этих 2 сумм в договоре необоснованно, поскольку такого требования нет в ГК РФ. Примером тому могут служить следующие постановления судов: 3 арбитражного апелляционного суда от 26.04.2013 № 03АП-121/12, ФАС Поволжского округа от 15.01.2013 № Ф06-10012/12.

Что касается того, какие страховые платежи начисляются при заключении такого договора, то здесь все довольно просто. Так, с дохода арендодателя, который также оказывает услуги по управлению транспортным средством и следит за его техническим состоянием, будут в обязательном порядке начислены взносы на ОПС и ОМС.

О существующих тарифах страховых взносов узнайте здесь.

А вот взносы на соцстрахование на случай наступления несчастных случаев будут удерживаться только тогда, когда в договоре аренды транспортных средств будет прописано условие об их удержании (п. 1 ст. 20.1 закона «Об обязательном соцстраховании от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний» от 24.07.1998 № 125-ФЗ).

Какие налоги нужно платить

Ставка подоходного налога с аренды автомобиля у физического лица может изменяться в зависимости от условий, на которых рассматриваемое лицо осуществляет сдачу в аренду.

Если вы, являясь ИП, сдаете в аренду свой автомобиль, размер налога зависит от формы налогообложения, на которой вы в настоящий момент находитесь: это может быть ЕНВД (единый налог на вмененный доход), УСН (известная в народе как «упрощенка») или ОСНО – общая система налогообложения.

В случае, когда вы как физическое лицо не желаете регистрироваться в налоговой инспекции и открывать ИП, доход, получаемый за аренду, облагается НДФЛ, то есть стандартным налогом на доходы для физлиц, составляющим 13%.

• Что делать если ИП закрыто, а налоговая требует оплаты налога
• Упрощенная система налогообложения 6 процентов для ИП: расчет в 2021 году
• Упрощенная система налогообложения для ИП: декларация
• Суточные сверх нормы: налогообложение в 2021 году
• Совмещение налоговых режимов для ИП
• Специальный режим налогообложения в 2021 году
• Социальные налоговые вычеты по НДФЛ: виды, льготы, для кого предназначены, как получить в 2021 году

Этот размер не изменится как в случае с вычетом, производимым за вас организацией-налоговым агентом, так и в случае, если вы лично как физическое лицо будете подавать декларацию.

Аренда ТС с экипажем

Разбираясь в вопросах аренды автомобиля, важно понять основные разграничения: есть так называемая аренда без экипажа – без включения услуг по ремонту, обслуживанию и управлению автотранспортом, и соглашение с оказанием данных услуг. Каждый из этих видов найма ТС имеет свои плюсы и минусы, и обременяет обе стороны соглашения соответствующими обязанностями.

Аренда транспортного средства с экипажем у физического лица подразумевает, что обязанности по поддержанию имущества в должном состоянии, проведению капитального и иных видов ремонта, как и необходимость предоставлять запчасти и аксессуары возлагаются на арендодателя. Услуги, оказываемые им по управлению и техническому обслуживанию транспортного средства, должны быть достаточными для нормальной и безопасной эксплуатации автомобиля в соответствии с закрепленными в договоре целями.

Аренда автомобиля с экипажем у физического лица в части, касающейся налогов, не отличается от найма без экипажа. Налогообложение происходит по ставке 13% для граждан России и 30 – для иностранных гостей, если владелец имущества не является индивидуальным предпринимателем.

Для организации важно знать, что выплаты по договорам, регламентирующим передачу работодателю во временное пользование или распоряжение имущества работника, не облагаются взносами на обязательное пенсионное, медицинское и социальное страхование, а также вычетами на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний.

Без экипажа

В ходе заключения соглашения по найму автотранспорта без экипажа арендодатель соглашается предоставить свое транспортное средство в распоряжение арендатору на срок, указанный в соглашении, за оговоренную плату. Отличительной чертой от предыдущего варианта является отсутствие оказания услуг по управлению машиной и ее техническому обслуживанию.

Какие налоги платятся по договору аренды автомобиля без экипажа, и в этом случае определяется статусом арендодателя: физическое лицо платит НДФЛ в установленном размере – лично в налоговый орган либо через юрлицо – налогового агента.

Подобные договоры найма могут быть заключены в обычной произвольной письменной форме независимо от условий, в них закрепленных; кстати, к этим соглашениям не применяются обязательные правила о регистрации, как к обычным договорам аренды.

Каждый из выше перечисленных способов имеет свои достоинства и недостатки. Для того чтоб понять каким вариантом воспользоваться, нужно знать особенности каждого из них.

Вариант первый – ссуда. Он предполагает заключение между организацией и сотрудником договора безвозмездной эксплуатации авто. В таком порядке транспортное средство переходит на баланс предприятия и числится как арендованное имущество. При этом право собственности сохраняется за сотрудником. Эта возможность закреплена в ст. 689 ГК.

В таком варианте фирма получает возможность учета расходов на горюче-смазочные материалы (ГСМ), затрат по текущему и капитальному ремонту. Более того покрываются расходы могут на оплату технического обслуживания и страхования, мойки и парковки. По факту расходы учитываются точно так же, как и по собственным авто компании. Точно также проводится и документальное оформление расходов. Вместе с договором ссуды нужно будет оформлять накладные на ГСМ, путевые листы, страховые бумаги.

Но есть в этом варианте и недостатки. Он наименее выгоден и организации, и работнику. Ссуда – порядок безвозмездной передачи прав. В таком случае организации придется включить стоимость аренды в графу внереализованные доходы. Это требование из пункта 8 статьи 250 НК РФ.

При расчете дохода нужно обратить внимание на рыночную стоимость аренды аналогичного имущества. Главный риск заключается в том, что точно просчитать размер дохода и, а значит и вывести НДФЛ невозможно. Сотрудник такой вариант невыгоден тем, что он не получит средств за аренду. Фактически он может претендовать только на компенсацию автомобильных расходов.

Внимание! Вариант выплаты компенсации может быть использован, если ее размеры не выходят за рамки норм, установленных Постановлением Правительства № 92 от 08.02.2002. Как показывает практика, уложиться в предложенные нормативы бывает крайне сложно, что толкает работодателя на подписание договора аренды с сотрудником.

• учет всех расходов на транспортное средство, без всяких ограничений.

• уплата НДФЛ по договору;
• риск доначисления налога на прибыль;
• необходимость оформления дополнительного договора;
• отсутствие возможности выплаты дополнительного вознаграждения сотруднику;
• оформление кадровой документации на управление ТС.

Вариант второй – компенсация. Этот способ отличается простотой оформления. В этом случае не потребуется заключать дополнительных договоров. Тут можно обойтись служебной запиской и приказом по предприятию. Кроме того закон не ограничивает сумму расходов за износ авто, но предусмотрены ограничения для компенсационных выплат (за аренду).

Итак, в случае использования легкового авто, в налоговых расходах предусматривается ограниченная нормативами сумма компенсации. Такое правило должны соблюдать компании, использующие упрощенное налогообложение, а также общую систему (пп. 11 п. 1 ст. 264 НК, пп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК). Большинство компаний, для того чтоб избежать перерасчета разницы, устанавливают максимальный размер возмещения расходов на амортизацию, что учесть компенсационные расходы.

Постановление Правительства № 92, что от 8 февраля 2002 г. утверждает такие нормативы:

• для легковых авто с объемом двигателя до 2000 куб. см. включительно — 1200 руб.;
• для машин, объем двигателя, которых больше 2000 куб. см. — 1200 руб.;
• для мотоциклов — 600 руб.

Обратите внимание! Нормативы установлены только для мотоциклов, легковых транспортных средств. Следовательно, законом не ограничиваются размеры компенсационных выплат по эксплуатации грузовых авто. Но схема приемлема для компаний, находящихся на общей системе налогообложения.

Упрощенщики находятся в менее выгодном положении. Их закон ограничивает в возмещении компенсации за грузовой автомобиль. В отличие от предприятий на ОСНО упрощенщики работают с закрытым перечнем расходов. А пп. 12 пункта 1 статьи 346.16 НК разрешено учитывать только компенсацию за мотоциклы и легковые транспортные средства.

• отсутствие необходимости заключения дополнительных договоров;
• возможность оформления дополнительного вознаграждения;
• отсутствие надобности издания кадрового документа;
• не облагается НДФЛ и иными налогами.

• ограниченный размер компенсации за аренду;
• споры с учетом расходов на техосмотр, ремонт, ГСМ;
• риски признания выплат по НДФЛ и другим налогам.

Вариант третий – аренда. Сразу стоит отметить, что если у работодателя возникла необходимость компенсации износа авто, а также вознаграждения сотруднику, то ему предпочтительней будет использовать вариант аренды. При оформлении ссуды максимум, что можно будет сделать, так это включить под отчет деньги на топливо. Порядок оформления договора аренды регулируется ст. 633, 643 ГК.

В таком случае удастся учесть расходы на ГСМ и ремонт, страховку и техосмотр. Но есть важное условие: в договор аренды должен быть внесен пункт, что ремонтные расходы (с уточнением типа — текущий, капитальный), техобслуживанию, страхованию несет арендатор.

Обратите внимание! Если сотрудник использует свое личное транспортное средство в служебных целях, то нужно заключать договор аренды без экипажа (это ст. 642 ГК РФ). А уже передавать в аренду машину с экипажем может только лицо, которое оформило с водителем трудовой договор (абз. 2 п. 2 ст. 635 ГК РФ).

При этом законодательство не мешает закреплять арендованный автомобиль за собственником (сотрудником). Для этого нужно создать соответствующий приказ по предприятию. Но опять-таки, есть нюансы. В таком положении существует риск начисления дополнительных страховых налогов, так как договор может быть переквалифицирован в аренду транспортного средства с экипажем.

• возмещение неограниченных затрат;
• дополнительная компенсация для водителя.

• необходимость оформления дополнительного договора;
• оформление кадровых документов на управление транспортом;
• вознаграждение подлежит обложению НДФЛ;
• риск добавления страховых выплат, когда собственник управляет автомобилем.

Аренда автомобиля на ООО у частного лица – как правильно арендовать авто у работника этого же ООО, или у постороннего?

Часто руководитель организации предлагает компенсировать расходы в денежном эквиваленте владельцу авто через договор аренды транспортного средства.

Во многих случаях, этот вариант возмещения расходов становится оптимальным и выгодным для обеих сторон.

Чтобы арендовать транспорт, необходимо следовать такой инструкции:

1. Обговорите все важные моменты аренды

1. На какой срок будет арендовано авто.
2. Кто сможет еще пользоваться машиной.
3. За какую плату будет происходить сделка.
4. Как будут возмещаться расходы – с их расчетом или определенной суммой ежемесячно.
5. Какие права останутся у владельца на транспорт, какие будут у арендателя.
6. В каких целях будет использоваться транспорт – для перевозки пассажиров несовершеннолетнего возраста, для транспортировки документации, для перевозки руководителя организации и т.п.
7. На какое расстояние будет ездить водитель.

Вопросов может быть много, поэтому ориентируйтесь, в зависимости от деятельности компании и вида транспортного средства.

2. Подготовьте документы

Рассмотрим, какие бумаги должны быть у руководителя ООО, если сделка проходит с физическим или юридическим лицом.

С кем заключается договор

Какие документы предоставить?

Физическое лицо

— Копия свидетельства о праве собственности.

— Копия свидетельства о регистрации автомобиля.

— Копия паспорт гражданина РФ.

— Копия водительского удостоверения.

— Справка из банка с указанием реквизитов счета.

Юридическое лицо

— Копия устава в последней редакции со всеми изменениями и дополнениями (все листы, включая последний с отметкой налоговой инспекции о проведенной регистрации).

— Копия документа (протокола, решения) об избрании единоличного исполнительного органа юридического лица (генерального директора, директора, президента и др.).

— Копия документа, подтверждающего полномочия лица, подписывающего договор от имени контрагента.

— Всю документацию на транспортное средство, копии.

Неважно, работает ли гражданин в компании, с которой будет заключать договор. Процедура заключения договора аренды одинакова.

3. Заключите договор аренды

Существует 4 типа договоров, при которых возможна аренда транспортных средств. О них мы писали подробно.

Определите, какой тип вам подходит, и составьте договор. В нем следует указать все важные моменты.

Например, обязательно в договоре следует прописать:

Основные виды затрат, возникающие при аренде ТС

Договор аренды авто без экипажа

Договор аренды авто с экипажем

Услуги по управлению и технической эксплуатации автомобиля

Не предоставляет арендодатель.

Ложатся полностью на арендодателя.

Обязанности по поддержанию автомобиля в надлежащем состоянии

Оплата труда водителя

Оплачивает работу арендатор.

Страхование автомобиля и ответственность за ущерб, который может быть нанесен этим транспортным средством

Возлагается на арендодателя.

Расходы, связанные с коммерческой эксплуатацией автомобиля

По соглашению сторон.

По соглашению сторон.

Можно прописать в договоре любые вопросы, которые вас волнуют, и только после этого подписывать документ.

Образец договора аренды автомобиля без экипажа:

Готовый бланк договора аренды автомобиля с экипажем можно бесплатно скачать здесь в формате WORD

Готовый бланк договора аренды транспортного средства у физического лица можно бесплатно скачать здесь в формате WORD

Готовый бланк договора аренды транспортного средства между юридическими лицами без экипажа можно бесплатно скачать здесь в формате WORD

Готовый бланк договора аренды транспортного средства между юридическими лицами с экипажем можно бесплатно скачать здесь в формате WORD

4. Оформите акт приема-передачи автомобиля

Составьте документ самостоятельно — или обратитесь к юристу.

Форма может быть произвольной, но — удовлетворять требованиям сторон.

Готовый бланк акта приема-передачи транспортного средства можно бесплатно скачать здесь в формате WORD

Старайтесь указывать правдивые данные об автомобиле, иначе ремонтировать транспорт потом придется самостоятельно (конечно, если не будет прописано в договоре другое).

5. Подготовьте документы, подтверждающие транспортные расходы

Чтобы бухгалтерия приняла ваши расходы по транспорту, нужно документально их подтвердить.

Оформите такие бумаги:

1. Путевые листы.
2. Квитанции, чеки, товарные накладные, счета-фактуры.
3. Если имеется договор с топливной компанией, то стоит сделать его копию.
4. Квитанции на оплату автостоянки.

Можно приложить и другие документы. Главное, чтобы они отражали транспортные расходы.

Образец путевого листа:

Пример заполнения путевого листа:

Оформляется путевой лист по форме, установленной бухгалтерией. Поэтому самостоятельно их оформлять не нужно. Получите форму, а затем впишите данные.

Условия заключения сделки

Сдача в аренду автомобиля юридическим лицам или гражданам может выполняться только при учете некоторых условий. К ним относится:

• арендатору должно быть больше 20 лет;
• у него должен иметься водительский стаж минимум в два года;
• не допускается, чтобы у будущего пользователя были какие-либо проблемы с автоинспекцией или судебными приставами по нарушениям ПДД;
• у потенциального арендатора непременно запрашивается медицинская справка, подтверждающая, что у него не имеется серьезных проблем со здоровьем, которые могут выступать препятствием для управления автомобилем;
• клиент перед подписанием договора должен произвести осмотр машины, чтобы выявить все имеющиеся дефекты;
• при обнаружении разных недостатков и проблем, заносятся соответствующие сведения в специальный протокол или акт приемки;
• арендодатель должен гарантировать, что передаваемый автомобиль является полностью исправным;
• авто должно возвращаться в прежнем виде, поэтому все поломки ремонтируются за счет арендатора;
• клиент занимается заправкой машины, заменой масла и проведением ТО;
• если попадает пользователь в ДТП, то он должен сообщить об этом непосредственному владельцу;
• если арендатор не является виновником аварии, то ремонт осуществляется за счет компенсации, полученной от страховой компании;
• если пользователь виновен в дорожном происшествии, то ремонт проводится за его личные средства.

Если наносится в результате ДТП действительно существенный урон авто, то владелец может потребовать компенсацию за счет уменьшения рыночной стоимости имущества. Если добровольно гражданин отказывается выплачивать компенсацию, то разногласия решаются через суд.

Расходы на аренду автомобиля

Налогообложение и документальное оформление расходов на аренду автомобиля и компенсации за использование автомобиля в служебных целях

Способы оформления использования транспорта (в том числе личного) в служебных целях

Аренда автомобиля (в том числе личного)

• Аренда с экипажем

По такому договору арендодатель должен не только предоставить арендатору автомобиль, но и оказать ему услуги по его управлению и технической эксплуатации (ст. 632 ГК РФ).

• Аренда без экипажа

Заключив такой договор, организация просто получает автомобиль сотрудника во временное владение и пользование (ст. 642 ГК РФ).

Выплата компенсации за использование личного автомобиля сотрудника

Заключая договор, особое внимание уделите описанию арендуемого транспорта. В соглашении нужно прописать такие технические характеристики, чтобы можно было точно определить, какой именно автомобиль взят в аренду. Только в этом случае договор аренды считается заключенным. Об этом сказано в п.3 ст. 607 ГК РФ. В договоре аренды транспортного средства можно предусмотреть его выкуп.

Акт оказанных услуг по аренде автомобиля нужно составлять, только если это предусмотрено договором аренды. Периодичность составления тоже прописывают в договоре (ежемесячно, ежеквартально).
В бухучете стоимость арендованного автомобиля отражается на забалансовом счете в оценке, принятой в договоре. Амортизация на автомобиль, который не числится на балансе, не начисляется.

Налогообложение

При расчете налога на прибыль расходы, связанные с арендой автомобиля (в том числе сотрудника), можно учесть в сумме фактических затрат (пп. 10 п.1 ст.264, п.1 ст.252 НК РФ). При этом организация также вправе учесть в составе расходов:

• затраты на ГСМ (пп.2 п.1 ст.253 НК РФ);
• страховые платежи, если обязанность по страхованию возложена на арендатора (пп.1 п.1 ст.263 НК РФ, ст. 646 ГК РФ).

Документальным подтверждением расходов в виде арендной платы по договору аренды транспортного средства с экипажем являются договор аренды, акты приемки оказанных услуг в рамках заключенного договора аренды и иные документы, подтверждающие использование арендованного транспортного средства в производственной деятельности организации-арендатора (Письмо УФНС России по г. Москве от 30 апреля 2008 г. N 20-12/041966.1). К таким документам, например, относятся:

• приказ руководителя организации о закреплении арендованных автомобилей за сотрудниками;
• заявки на использование арендованных автомобилей;
• копии путевых листов, позволяющих определить регулярность использования, а также маршрут движения арендованных автомобилей и время их использования.

Транспортный налог и налог на имущество за арендованное транспортное средство не платится (платит собственник имущества). Если организация арендует личный автомобиль сотрудника, то НДС данная операция не облагается. Сумма арендной платы включается в доход работника для целей уплаты НДФЛ, но не облагается страховыми взносами.

Учет расходов по эксплуатации арендованного автомобиля и их распределение между сторонами

* В договоре аренды может быть предусмотрен иной порядок распределения указанных расходов.

Выплата компенсаций за использование личного автомобиля сотрудника

Основанием для выплаты компенсации за использование личного автомобиля сотрудника является приказ руководителя или трудовой (коллективный) договор, в котором предусматриваются размеры такой компенсации. Для получения денег сотрудник должен представить в бухгалтерию копию технического паспорта личного автомобиля, заверенную в установленном порядке.

Расходы на компенсацию за использование личного автомобиля в служебных целях могут учитываться в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, только в пределах норм, установленных Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002г. №92.

Согласно постановлению нормы на выплату компенсации составляют:

• по легковым автомобилям с рабочим объемом двигателя до 2000 куб. см включительно — 1200 руб. в месяц;
• по легковым автомобилям с рабочим объемом двигателя свыше 2000 куб. см включительно — 1500 руб. в месяц.

Таким образом, независимо от фактически компенсированной организацией работнику суммы его затрат, связанных с использованием им в течение месяца личного автомобиля для служебных поездок, для целей налогообложения прибыли указанные расходы признаются только в пределах норм, установленных Постановлением №92.

При этом представители налоговых органов считают, что сотруднику необходимо оформлять путевые листы для подтверждения фактического использования личного автомобиля для служебных поездок и обоснованности понесенных расходов. Такое подтверждение необходимо для того, чтобы организация могла:

• не удерживать НДФЛ и страховые взносы с суммы компенсации;
• учесть сумму компенсации при расчете налога на прибыль.

Более того, поскольку в размерах вышеуказанных компенсаций, установленных законодательством, учтено возмещение затрат, возникающих в процессе эксплуатации автомобиля (износ, ГСМ, ремонт), стоимость ГСМ, возмещаемая организацией сотрудникам, использующим личный автотранспорт в служебных целях, не может быть повторно включена в состав расходов (письмо Минфина России от 23.09.2013г. №03-03-06/1/39239).

Расходы на ГСМ

Непосредственными покупателями ГСМ на АЗС обычно являются сотрудники организации (водители). Средства на приобретение бензина организация выдает таким сотрудникам под отчет по РКО.

В течение трех рабочих дней со дня окончания срока, на который были выданы подотчетные суммы, сотрудник обязан отчитаться о расходах (п.6.3 Указания Банка России от 11.03.2014г. №3210-У). К авансовому отчету должны быть приложены кассовые чеки с указанием количества, марок и стоимости ГСМ и даты покупок. В бухучете приобретенные ГСМ отражаются на субсчете 10-3 «Топливо».

Если АЗС выдала сотруднику счет-фактуру, оформленный в организацию, или сумма НДС обозначена в отдельной строке кассового чека, подтверждающего покупку ГСМ, то НДС можно принять к вычету.

Если счета-фактуры нет, то ГСМ приходуется по цене, которая указана в кассовом чеке с учетом НДС (п.6 ПБУ 5/01).

Количество израсходованных ГСМ должно быть подтверждено документально, для этого необходимо оформлять путевые листы. Путевые листы могут быть оформлены по унифицированной или самостоятельно разработанной форме.

Путевой лист

Путевой лист оформляется в одном экземпляре на каждое транспортное средство. Заполнять бланк должен уполномоченный сотрудник организации (например, диспетчер или секретарь). Все путевые листы должны быть пронумерованы и заверены печатью (штампом).

При выезде автомобиля и после его возвращения в гараж путевой лист должен заверить механик или сотрудник, отвечающий за эксплуатацию автотранспорта, своей подписью (с указанием Ф. И. О.) или соответствующим штампом.

Даты и время предрейсового и послерейсового медосмотра водителя проставляет медработник, проводивший осмотр. Эти данные также должны быть заверены его подписью (с указанием Ф. И. О.) или соответствующим штампом.

Путевой лист оформляйте на каждый день или иной срок не более одного месяца. Если транспортное средство используют посменно несколько водителей, то можно на одну машину оформить сразу нескольких путевых листов – для каждого водителя.

Многие суды подтверждают: расходы на ГСМ не уменьшают базу по налогу на прибыль, если в путевых листах нет информации о маршруте, пробеге, показаниях спидометра, если путевые листы подписаны неуполномоченными лицами, отсутствуют расшифровки подписей и т.п. Ошибки и неточности при заполнении путевых листов также являются основанием для исключения данных расходов из состава уменьшающих базу по налогу на прибыль.

Использование служебного автомобиля без путевых листов рассматривается налоговыми органами как использование автомобиля в личных целях. Такой доход, полученный в натуральной форме, включается в базу для начисления НДФЛ.

Расходы на ГСМ можно подтвердить не только путевыми листами, но и любыми другими документами, позволяющими достоверно определить пройденный путь. Например, документами, заполненными на основе данных приборов учета и контроля за перемещением транспортных средств с использованием системы спутниковой навигации ГЛОНАСС или иных систем. Такие разъяснения содержатся в письме Минфина России от 16.06.2011г. №03-03-06/1/354.