6 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Учет оплаты топлива для личных автомобилей сотрудников

Очень часто использование личного автомобиля в служебных целях оформляется как аренда автомобиля без экипажа. Сотрудник выступает в роли арендодателя и сдает собственную машину компании, в которой работает. В свою очередь работодатель является арендатором и ежемесячно начисляет сотруднику арендную плату. При этом в договоре есть пункт о том, что расходы на ГСМ, техобслуживание и ремонт несет арендатор, то есть организация.

На практике такой вариант вызывает много сложностей, потому что сотрудник-арендодатель ездит на своей машине и в рабочее, и в свободное время. Соответственно, часть бензина расходуется на служебные поездки, а часть – на личные. В результате трудно определить, какую сумму можно списать на расходы компании, а какую должен заплатить сам водитель.

Чтобы получить обоснованные данные о «производственном» расходе топлива, организации разрабатывают и утверждают некую систему контроля. Чаще всего встречаются системы, основанные на учете по путевым листам, и системы, в основе которых лежат лимиты.

Учет по путевым листам

Прежде всего, для каждой машины нужно установить норму расхода топлива на один километр. Если для автомобиля есть норма, утвержденная Минтрансом России*, то следует придерживаться ее. Если такой нормы нет, организации придется разработать свою собственную (подробно о том, как рассчитать норму, читайте в статье «Практические советы по учету и списанию ГСМ»).

Затем необходимо определить, какое время считается рабочим, а какое – личным. В начале «рабочего» периода необходимо снять показание спидометра, зафиксировать его в путевом листе, и выдать этот лист водителю. В конце «рабочего» периода нужно снова снять показание спидометра и еще раз зафиксировать в путевом листе. После чего сотрудник должен сдать путевой лист в бухгалтерию.

Далее бухгалтер высчитывает, сколько километров проехал автомобиль в течение «рабочего» периода, и полученную цифру умножает на установленную норму. В итоге получается количество топлива, израсходованного на нужды компании.

При использовании этого метода надо учесть две важных детали.

Первая – продумать и закрепить в приказе или распоряжении директора, какие моменты времени являются началом и окончанием «рабочего» периода. Если водитель трудится с понедельника по пятницу, то проще всего установить, что служебные поездки начинаются в понедельник утром и заканчиваются в пятницу вечером. Но тогда дорога из дома до офиса и обратно будет считаться служебной поездкой. Возможен и другой вариант – выписывать путевые листы ежедневно, и не учитывать в них перемещение от работы до дома и от дома до работы. Это обеспечит более высокую точность, но потребует больше хлопот. Для водителей, которые работают посменно, например, «день через день», путевой лист можно оформлять на каждую смену.

Вторая деталь – назначить работника, который будет снимать показания спидометра. Поручать это самому водителю не корректно, поскольку он является лицом заинтересованным, а в подобном деле необходимо участие независимой стороны. Чтобы данные о километраже не вызывали сомнений (в том числе у налогового инспектора), можно завести специальный журнал, куда ответственный работник станет заносить показания спидометра. В результате цифры, указанные в путевом листе, будут совпадать с цифрами из журнала, что лишний раз докажет обоснованность расчетов.

Обратите внимание: когда путевые листы выдаются на неделю или смену продолжительностью в несколько дней, и последнее число месяца приходится на середину недели или смены, придется выписать два путевых листа. В одном отразить поездки с начала недели (смены) и до конца месяца, в другом – с начала месяца и до конца недели (смены). Это позволит бухгалтеру разнести затраты по месяцам.

Учет по лимитам

Эта система контроля подразумевает, что для каждого сотрудника-арендодателя установлен некий лимит средств, которые он ежемесячно тратит на бензин во время служебных поездок. Деньги, израсходованные на бензин сверх лимита, водитель платит «из своего кармана», причем соответствующий пункт есть в трудовом договоре.

Читать еще:  Правильно списать бензин на газель

Существуют разные способы реализации такой системы. В некоторых организациях используют так называемые топливные карты. Для этого деньги переводят на счет топливной компании, и та выдает карты, при помощи которых можно расплачиваться на автозаправочной станции. Количество карт соответствует числу водителей-арендодателей, а сумма на каждой карте равна ежемесячному лимиту. Встречается и другой вариант, когда организация просто выдают сумму лимита из кассы.

Система, основанная на лимитах, проста в применении, когда маршрут передвижения и расход бензина изо дня в день примерно одинаков. Если же по производственной необходимости произошел перерасход, бухгалтеру придется оформить дополнительные бумаги: распоряжение директора и справку с расчетом сверхлимитной стоимости ГСМ. Из этих документов должно четко следовать, по какой причине водитель не уложился в лимит, и какую сумму ему пришлось переплатить. Тогда превышение можно списать за счет организации и отразить в налоговом учете, а водителю выдать дополнительную сумму.

Водители бывают разные

Имея хорошие навыки вождения и права соответствующей категории, можно работать:

  • водителем-дальнобойщиком;
  • в такси;
  • заниматься перевозкой пассажиров на автобусе, троллейбусе или трамвае;
  • курьером;
  • водителем-экспедитором на фирме;
  • персональным водителем в организации;
  • личным водителем определенного человека или семьи;
  • инструктором по вождению;
  • водителем спецтехники и др.

Заработная плата водителя.

Профессий, связанных напрямую с вождением автомобиля, немало, и спрос на водителей тоже есть:

Как отчитываться механику, когда ввели топливные карты

Работа механика не меняется. Потому что путевые листы остаются и являются официальным документом, подтверждающим, что этот автомобиль и водитель выезжали из автопарка по записанному маршруту.

Затраты ГСМ считаются по путевому листу, поэтому механик должен точно знать сколько топлива:

  • было в баке машины при выезде из парка,
  • водитель залил в бак на маршруте,
  • осталось в автомобиле в конце смены.

Сравнив норматив и фактический расхода горючего, механик выдает заключение о перерасходе или экономии топлива.

Есть и плюсы. Когда механик имеет допуск к личному кабинету с топливными картами, он может сверить чек и показания программы. Расхождение между программой и путевым листом может свидетельствовать о том, что водитель использовал часть топлива в своих интересах. Эту работу может выполнять как диспетчер, так и бухгалтер, у которого должен быть доступ к топливным картам.

Выдает топливные карты диспетчер, механик или бухгалтер. Уполномоченное лицо ведет журнал выдачи топливный карт. Для внутрикорпоративного учета в журнале отмечают следующую информацию:

  • модель и гос. номер транспорта,
  • ФИО водителя и личная подпись,
  • дата выдачи топливной карты,
  • дата, когда карту надо вернуть.

Читайте вторую часть статьи: «учет бензина по топливным картам в бухгалтерии».

Самое простое – заключить с работодателем дополнительное соглашение к трудовому договору. Однако проще – не значит эффективнее: получить оплату ГСМ за счет работодателя сотрудникам будет непросто. Ниже приведен пример такого соглашения.

Там должны быть четко прописаны:

  • марка и характеристики транспортного средства;
  • сумма ежемесячной компенсации и затраты, которые также компенсирует работодатель: оплата ГСМ, текущий и капитальный ремонт, диагностика и ТО, страховка;
  • сроки, в которые должен быть предоставлен отчет о фактически понесенных затратах;
  • сроки, в которые работодатель компенсирует затраты сотруднику.

Сотрудник должен часто ездить по заданию руководства, либо разъездной характер работы предусматривает выполнение им своих служебных обязанностей. Ведь по закону оплата ГСМ при использовании личного транспорта, как и компенсация других расходов, возможна только при наличии производственной необходимости.

Ежемесячно сотрудник сдает отчет о своих поездках, где указывает:

  • дату поездки;
  • время выезда и возвращения;
  • пункт назначения;
  • цель поездки.

Кроме того, этот документ в обязательном порядке должен содержать дату составления и подпись сотрудника.

Прайс-лист

  • Мелкий ремонт
  • Цены указаны с учетом стоимости детлей
Наименование работСтоимость в руб
Замена кнопкиот 705 руб.
Замена шланга (сливного, заливного)от 655 руб.
Замена ручкиот 905 руб.
Устранение течиот 805 руб.
Установка машинкиот 605 руб.
Устранение засораот 605 руб.
Замена патрубков (заливных, сливных)от 995 руб.
Замена креплений (люка, крышки)от 705 руб.
Посторонние предметы (без полной разборки)от 705 руб.
Замена клапанаот 705 руб.
  • Средний ремонт
Читать еще:  Скутер почему бензин попадает в воздушный фильтр
Замена подшибниковот 2195 руб.
Замена тэнаот 1004 руб.
Замена насосаот 1195 руб.
Замена двигателяот 2495 руб.
Замена блокиратора дверцыот 905 руб.
Замена ремня приводаот 995 руб.
Замена уплотнительной резины люкаот 1004 руб.
Замена амортизаторовот 1305 руб.
Замена электрического модуляот 2505 руб.
Замена щетокот 1395 руб.
Замена датчиков уровняот 995 руб.
Посторонние предметы с полной разборкойот 995 руб.
Замена бака, барабанаот 3495 руб.

Схема работы с нами:

Зарегистрируйтесь на нашем сервисе

Через 1 день поступят тестовые заказы

У вас должен быть свой инструмент, машина и опыт работы.

Отмечаете заказы и переводите деньги в личном кабинете

Обратная сторона медали

Если вы решили устроиться водителем-курьером на доставку продуктов питания, корреспонденции, бытовых и косметических продуктов, то сначала нужно ознакомиться с недостатками подобной работы:

  • Во-первых, это не престижно. Конечно, это сугубо личное мнение. Ведь для кого-то быть санитаром – это важная и полезная работа. Не бывает плохих или ненужных профессий, но не все согласятся быть на подхвате у фирмы. Если вы переживаете за свою репутацию и сильно страдаете от чужого мнения, то такая работа не для вас.
  • Во-вторых, тяжело физически и морально. Нет, вагоны разгружать вам не придется, но проводить целыми днями в сидячем положении, преодолевая десятки светофоров и пробок – это настоящая проблема. Если вы получаете наслаждение от вождения, то смело устраивайтесь на работу или подработку водителем-курьером.
  • В-третьих, в маленьких городах не стоит ожидать огромной заработной платы. Будем честны, если бы вы были сотрудником крупной угольной компании, у которой десятки офисов по городу и региону в целом, то вы бы имели хороший доход. Помимо этого, расходы на бензин были бы не вашей головной болью, а начальства. Хотите хорошо зарабатывать? Приготовьтесь работать много и усердно либо ищите крупную компанию, имеющую стабильный рост.

О чем идет речь

Горюче-смазочные материалы (ГСМ) в организациях, использующих автопарк, требуют не только учета, но и своевременной оплаты, особенно если речь идет об использовании сотрудниками в интересах компании собственного автотранспорта. Чтобы разобраться, что такое компенсация ГСМ и как ее рассчитывать, обратимся к статье 188 ТК РФ. В ней указано, что обязанность работодателя — заплатить сотруднику за пользование личным автомобилем, оплатить износ и расходы, связанные с его использованием, в том числе на бензин (иной вид топлива), специальные смазки и жидкости.

ТК РФ не дает более подробное определение, что такое оплата ГСМ. Но из других нормативных актов следует, что при использовании личного транспорта работник вправе получать отдельно возмещение расходов за приобретенное топливо и смазки, и отдельно — суммы (издержки) за использование собственного транспортного средства.

Доброго времени суток всем.
Назрел вот такой вопрос- У кого и в каком размере оплачивает работодатель использование личного авто в служебных целях?
Ссылки на нормативные документы приветствуются
Каким договором,или иным документом это закрепить между работником и работодателем? За чей счет проводятся то авто (замена масла и тд)
Примеры (местные) тоже приветствуются

Зы модеры, думаю это ветка проживет долго, вроде бы авто тема 🙂

да как-бы не оплачивали. всегда будет казаться что платят мало а машина убивается много. а недай бог авария какая случится. и тебе ремонт оплатят,машина уже будет битая. в любом случае всего не оплатят 🙂
Да. еще. машина изнашивается комплексно. а оплачивают бензин и в лучшем случае расходники и мойку.

Последний раз редактировалось Sergy; 27.12.2009 в 21:46 .

бенз оплачивают, ремонт подвески оплатили, поменял на халяву все пружины и стойки вкруг)

у меня никак.
по идее должен быть ведомственный приказ или приказ по предприятию о компенсации за использование личного авто в служебных целях, предусматривающий объемы и случаи компенсации.

Оплачивают только ГСМ и замену масел :-((

1500-2500 руб в месяц.. По разному, как по путевому накатаешь.. (оплачивали только бенз)

Изначально когда устраивался договорился, что з/п будет больше рублей на 10 в связи с использовнием личного авто. Рублей 5 в месяц трачу на бенз (по работе), остальное в расходники, вроде хватает.

У меня тоже никогда не полачивали, об этом в нашей организации даже не поднимается тема, хотя гоняю по работе почти каждый день.

800 рублев на бензин хватает вроде:)))

в восьмом году платили на все про все 7 500, в этом году снизили до 4 000р, езжу каждый день, в неделю 40л бензина, калдина 2л.

В нашей организации составляется договор между арендатором и арендодателем, там в основном вода об ответственности сторон, но четким по белому прописано: «Ежели попал в аварию — плати сам» 🙂 Затем составляется акт приемо-передачи авто(номер кузова, номер двигателя) — дальше бумажки не доходит)) вживую не сверяются)

Затем как раз таки идет расчет типа вот такого:
Расчет компенсации расходов на оплату топлива
Нs=Базовая норма расхода топлива = 9 л./100 км.
S=Ежедневный пробег автомобиля согласно нормам = 30 км.
D (зима) = Поправочный коэффициент = Работа автотранспорта в зимнее время года в зависимости от климатических районов страны (18%), Работа автотранспорта на дорогах общего пользования (I,II и III категории) в горных местностях, включая городские и сельские поселения и пригородные зоны, при высоте над уровнем моря (5%), Работа автотранспорта в городах с населением от 250 тысяч до 1,0 миллиона человек (15%), Для автомобилей, находящихся в эксплуатации более 8 лет (10%) = 48%
Средняя цена 1л. АИ-92 с 02.04.2008г. на АЗС в г.Иркутск = 23,80 руб./л.
Количество рабочих дней = 21

Расчет (зима):
Расход топлива в день = 0,01*Нs*S*(1+0,01*D)=0,01*9*30*(1+0,01*48) = 3,996 (л./в день)
Расчет (лето):
Расход топлива в день = 0,01*9*30*(1+0,01*30) = 3,51 (л./в день).

На моей прежней работе всем сотрудникам выдавали карты крайсовские на заправку бензином, кому больше кому меньше (от 1500 до 3000), в зависимости от работы сотрудников (выездная/невыездная). Ремонт машины мне оплатили один раз, правда машина была служебная и убитая нах. В дальнейшем все работы — за свой счет((. В связи скризисом карты отменили, бенз за свой счет, ремонт тоже.
На нынешней работе — сотрудникам без машин выезды оплачивают — 1 000 р. По мне вопрос пока решается, сколько будут платить не знаю еще, и будут ли тоже((
Насчет каких-либо письменных договоренностей — все работодатели мои категорически против, ну это и понятно, я ж юрЫст, вдруг в суд пойду с этими бумажками))))
Как то вот так.

Мне оплачивают 4,32 р/км по путевому листу. Вроде если верить бухгалтерии есть какой то нормативный акт прописывающий эту сумму.

С нее кстати 13% подоходного удерживают.

Заключение

Во многих компаниях ГСМ является существенной статьей расходов. При этом бухгалтерам приходится вести учет ГСМ и обосновывать данные затраты. Применение ПЛ является одним из способов определения числа использованных ГСМ. С помощью ПЛ возможно не только подтвердить производственную необходимость затрат, но и указывать пройденное расстояние, а также определять параметры для расчета ГСМ.

Списание бензина на личный автомобиль директора может осуществляться разными способами. К наиболее распространенному относится компенсация и аренда. Каждый из способов имеет свои преимущества и недостатки. Поэтому в конкретных случаях делают выбор в пользу того или иного способа с учетом имеющихся обстоятельств.

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
Статьи c упоминанием слов: